Pomysły na koszty w firmie

Co można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? Dlaczego warto generować wyższe koszty?

Koszt a wydatek. Czy każdy wydatek jest kosztem? Na samym początku należy wspomnieć, że pojawienie się wydatku nie jest równoznaczne z pojawieniem się kosztu.

Wydatkiem jest każdy rozchód środków pieniężnych w formie gotówkowej, lub bezgotówkowej, który podejmowany jest w związku z regulowaniem zobowiązań za określone dobra czy usługi.

Natomiast koszt to poniesione nakłady środków pieniężnych w celu uzyskania przychodu, lub zachowania oraz zabezpieczania źródła przychodów. Sformułowanie to na szczęście daje nam wiele swobody w jego interpretacji i określeniu co można wrzucić w koszty działalności.

Koszt pojawia się z chwilą księgowania dokumentu, który jest dowodem na jego istnienie (np. faktura, rachunek, dowód zapłaty za przejazd autostrada, umowa i rachunki do niej).

W działalności gospodarczej wydatek i koszt mogą w pewnym momencie występować równocześnie. Np. zakup materiałów w momencie zapłaty jest wydatkiem, natomiast ich zużycie jest już kosztem. Można również mówić o koszcie niezwiązanym z wydatkiem – w momencie, gdy następuje zużycie zasobów otrzymanych nieodpłatnie.

Wysokie wydatki mogą mieć negatywny wpływ na sytuację finansową przedsiębiorstwa, jednak można go ograniczyć, ujmując niektóre wydatki w kosztach. Generowanie wysokich kosztów jest paradoksalnie korzystne, ponieważ koszty uzyskania przychodu zmniejszają dochód, a co za tym idzie – podatnik płaci mniejszy podatek dochodowy. Warto jednak wiedzieć, kiedy wydatek można uznać z koszt, a kiedy nie, aby działać zgodnie z przepisami. Masz wątpliwości? Skonsultuj się z naszym biurem rachunkowym w Gliwicach i Rudzie Śląskiej!

Jakie są typy kosztów?

Koszty operacyjne, do których zaliczamy:

• koszty operacyjne działalności zasadniczej – koszty związane z podstawową działalnością jednostki, tj. produkcyjną, handlową czy usługową.
• pozostałe koszty operacyjne – koszty związane ze sprzedażą i likwidacją środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, kary, grzywny i odszkodowania

Koszty uzyskania przychodu. Kiedy wydatków nie można wliczyć w koszty? Kiedy wydatek stanowi koszt?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Natomiast, zgodnie z art. 23 ustawy, w kosztach nie mogą znaleźć się m.in.:

• Wydatki na reprezentację
• Odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych
• Spłata rat z tytułu kredytów i pożyczek (do kosztów wlicza się jedynie część odsetkową)
• Podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn
• Wierzytelności odpisane jako przedawnione
• Nabycie gruntów, lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (poza opłatami za wieczyste użytkowanie gruntów).

Czasami w kosztach nie można ująć pewnych wydatków, mimo że nie stwierdzono tego w ustawie. Dlatego też przy zaliczaniu wydatków do kosztów firmowych, należy się kierować zdrowym rozsądkiem, ponieważ istnieje ryzyko zakwestionowania wydatku jako kosztu. Przykładem takim jest reprezentacja, która nie została jasno zdefiniowana w ustawie. W tym przypadku istotny jest cel poniesienia określonego wydatku. Według orzeczeń sądów reprezentację można uznać za działanie mające na celu wykreowanie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, np. kontrahentów. Dlatego w tej sytuacji konieczna jest analiza całokształtu okoliczności, w jakich poniesiono dany wydatek, aby uznać, czy można wliczyć go do kosztów firmowych.

Ryzyko interpretacji wydatku jako kosztu wzrasta również wraz z jego kwotą. O ile wyposażenie biura jest uznawane za koszty, tak w przypadku zakupu rzeczy drogich czy ekskluzywnych, mogą pojawić się wątpliwości, czy nie jest to wydatek na reprezentację (np. zakup drogiego obrazu, który może nie zostać uznany za element dekoracyjny, lecz za dzieło sztuki).

Co można wliczyć w koszty?

Podatnik powinien rozważyć, czy poniesiony wydatek może wliczyć do kosztów firmowych, co pozwoliłoby na zmniejszenie podstawy opodatkowania, a tym samym zmniejszenie należnego podatku dochodowego. O jakich wydatkach mowa?

Koszty, które z reguły są uniwersalne dla każdego rodzaju działalności:

• Meble biurowe – typowy koszt każdej działalności, trzeba jednak uważać, żeby nie został zakwalifikowany jako wydatek na reprezentację
• Elementy dekoracyjne i akcesoria biurowe – podobnie jak w przypadku mebli biurowych, zbyt duże wydatki z tego tytułu mogą zostać uznane za reprezentację
• Remont biura, wymiana okien czy drzwi – przedsiębiorca może wykonać remont biura, w którym prowadzi firmę. Również w przypadku, gdy działalność prowadzona jest w mieszkaniu podatnika, do kosztów może być wliczony remont pomieszczenia przeznaczonego na cele firmowe
• Czynsz, media, abonament telefoniczny, opłaty za Internet
• Narzędzia specjalistyczne, które są niezbędne do prowadzenia działalności
• Środki czystości niezbędne do utrzymania czystości w biurze czy pomieszczeniach, w których prowadzona jest działalność
• Sprzęty takie jak telefony komórkowe/stacjonarne, komputery, tablety, akcesoria, oprogramowania
• Artykuły spożywcze – nawet w przypadku gdy nie zatrudnia się pracowników, w koszty można wpisać drobne artykułu spożywcze, jednak i tutaj należy zachować umiar
• Sprzęt cyfrowy (kamera, aparat) – sprzęt taki może zostać wliczony w koszty, jeśli ma związek z prowadzoną działalnością
• Telewizor oraz sprzęt audio – jeśli podatnik uzasadni potrzebę posiadania takiego sprzętu do prowadzenia danej działalności, to jest on kosztem firmowym (np. prezentacje i telekonferencje)
• Książki, e-booki, czasopisma – powinna to być prasa specjalistyczna, związana z prowadzoną działalnością. Jeśli do przeglądania książek wykorzystywany jest czytnik to on również może być kosztem
• Szkolenia – sesje szkoleniowe, coachingowe. Kursy językowe, promocyjne, rozwojowe
• Księgowość — dotyczy to wszystkich wydatków na księgowość, w tym obsługę biura rachunkowego.
• Odzież robocza i firmowa — dotyczy to przede wszystkim odzieży specjalistycznej czy odzieży zawierającej firmowe logo. Kosztem nie jest zwykła odzież, nawet ta, która noszona jest tylko podczas wykonywania pracy, ponieważ jest ona uznawana za reprezentację.
• Odsetki od kredytu — w racie kapitałowo odsetkowej, do kosztów zaliczane są tylko odsetki od zaciągniętego kredytu.
• Promocja i reklama – do kosztów można zaliczyć wydatki z tytułu reklamy na wszystkich platformach od bilboardu przez gazetę i radio na Internecie kończąc.
• Podróże służbowe i wyjazdy – w tym przypadku należy pamiętać przede wszystkim o konieczności dokumentowania podróży służbowej. Do kosztów związanych z podróżą służbową można zaliczyć m.in. opłaty za przejazd autostradą, bilety, koszty paliwa, noclegi (w tym przypadku do kosztów zalicza się kwotę brutto na fakturze ze względu na brak możliwości odliczenia podatku VAT). W przypadku wyżywienia należy wziąć pod uwagę, że wydatków na jedzenie nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ są traktowane jako wydatek prywatny. Ująć w kosztach można natomiast dietę, której pełna wysokość za jeden dzień delegacji wynosi 30 zł.
• Samochody osobowe – dotyczy to nie tylko kosztów związanych z ich nabyciem, ale szereg innych elementów (np. zakup paliwa, ubezpieczenie, wymiana części, opłaty za przejazdy.
• Samochody osobowe – dotyczy to nie tylko kosztów związanych z ich nabyciem, ale szereg innych elementów (np. zakup paliwa, ubezpieczenie, wymiana części, opłaty za przejazdy.
• Zatrudnienie pracowników – do kosztów firmowych można również zaliczyć koszty zatrudnienia pracownika (równie na umowę o pracę, jak i umowę zlecenie).

Koszty a VAT. Podatek VAT w kosztach uzyskania przychodu

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wśród wydatków, które nie mogą stanowić kosztu firmowego, wymienione są m.in. podatki. Jednak w pewnych sytuacjach przedsiębiorca będzie mógł ująć podatek w kosztach.

Sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy podatnik jest zwolniony z podatku VAT. Nie odlicza on VAT-u od wydatków zatem ma prawo zaliczyć w kosztach wydatki firmowe w kwocie brutto. W takim wypadku podatek również będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest oczywiście, aby wydatek, którego dotyczy podatek VAT, był kosztem poniesionym w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W niektórych sytuacjach podatek VAT może być również wliczony w koszty przez czynnych podatników VAT. Dotyczy to niektórych zakupów, od których nie przysługuje odliczenie VAT-u, tj. usług noclegowych, usług gastronomicznych, zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym używanym w celach mieszanych (możliwe jest odliczenie 50% podatku od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych związanych z danym pojazdem. W tej sytuacji do kosztów zaliczona zostanie kwota netto z faktury razem z 50% VAT).

Samochód osobowy w firmie. Samochód osobowy a VAT. Kilometrówka

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochody w działalności powinni znać zasady ich rozliczania. Od 2019 roku obowiązują zmiany dotyczące ich rozliczania, dlatego też warto zapoznać się z tymi zasadami.

Odliczenie 100% podatku VAT przy nabyciu pojazdu oraz przy wydatkach eksploatacyjnych - warunki:

• pojazd musi być wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów służbowych,
• należy zgłosić samochód w urzędzie skarbowym poprzez VAT-26,
• założyć kilometrówkę dla celów VAT, wprowadzać trasy i stany liczników,
• wprowadzić regulamin z zasadami użytkowania pojazdu,

Odliczenie 50% podatku VAT przy nabyciu pojazdu, a także wydatkach eksploatacyjnych. Przy wyborze tej opcji nie ma obowiązku prowadzenia żadnej dodatkowej ewidencji czy rejestrowania pojazdu w urzędzie skarbowym. Jest to użytkowanie mieszane (tj. dla celów firmowych oraz prywatnych).

W przypadku prywatnego samochodu osobowego istnieje tylko jedna opcja – odliczenia 50% podatku VAT. Od 1 stycznia 2019 roku podatnicy korzystający z tej opcji nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki do celów PIT.

Obowiązek ten został zniesiony przez ustawę z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowych od osób prawnych.

Nastąpiła również zmiana sposobu rozliczania kosztów związanych z samochodem prywatnym. Koszty związane z eksploatacją (paliwo, przeglądy, l lubezpieczenie, części) są zaliczane do kosztów firmowych w wysokości 20% poniesionych wydatków niezależnie od sposobu użytkowania w firmie.

• Odliczenia 75% kosztów w przypadku samochodu prywatnie i służbowo (użytkowanie mieszane),
• Odliczenia 100% kosztów w przypadku samochodu wykorzystywanego tylko i wyłącznie do celów służbowych.

Ewidencję przebiegu pojazdu można również założyć, gdy zatrudniony pracownik wykorzystuje w pracy prywatny samochód. Pracodawca może wtedy zwracać koszty użytkowanego samochodu wg faktycznie przejechanych kilometrów.

• O pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł
• O pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Więcej o aktualnych przepisach, dotyczących rozliczania samochodów osobowych w firmie, dowiesz się z naszego artykułu Zasady rozliczania samochodów od 2019.

Przekazywanie prywatnego majątku do firmy

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma możliwość przekazania prywatnego majątku na potrzeby prowadzenia tej działalności. Przekazany majątek zostanie zaliczony do środków trwałych, a tym samym zaliczony w ciężar kosztów związanych z ich użytkowaniem.

• Dany składnik stanowi własność, lub współwłasność podatnika,
• Jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia,
• Jego okres przydatności do użytku wynosi więcej niż rok
• Dany środek wykorzystywany jest przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności.