Od 1 listopada 2026 roku założenie jednoosobowej działalności gospodarczej będzie możliwe wyłącznie online. Papierowe wnioski o rozpoczęcie działalności składane w urzędzie odejdą do przeszłości.

Dla przyszłych przedsiębiorców to dobra wiadomość – firmę będzie można założyć bez wizyty w urzędzie. Ale jest też druga strona tej zmiany: skoro cały proces przenosi się do internetu, warto zadbać o to, aby już na etapie zakładania działalności prawidłowo ustawić najważniejsze kwestie podatkowe, ZUS, VAT i księgowość.

Dlatego zamiast zakładać firmę samodzielnie metodą prób i błędów, możesz zrobić to razem z biurem rachunkowym.

Co zmienia się od 1 listopada 2026 roku?

Do tej pory osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą mogła złożyć wniosek CEIDG-1 między innymi w urzędzie gminy lub miasta. Od 1 listopada 2026 roku wnioski dotyczące rozpoczęcia działalności gospodarczej będą składane wyłącznie elektronicznie.

Rejestrację będzie można przeprowadzić m.in. za pośrednictwem serwisu Biznes.gov.pl. Rozwijana jest również możliwość korzystania z usługi „Firma” w aplikacji mObywatel.

To kolejny etap cyfryzacji kontaktu przedsiębiorców z administracją.

Nie oznacza to jednak, że samo założenie firmy stanie się całkowicie automatyczne.

Elektroniczne wypełnienie wniosku to dopiero początek.

Założenie firmy to nie tylko wpis do CEIDG

Wiele osób rozpoczynających działalność patrzy na rejestrację firmy bardzo prosto:

CEIDG → NIP → REGON → można działać.

W praktyce przed wysłaniem wniosku trzeba podjąć kilka decyzji, które mogą mieć wpływ na późniejsze podatki i koszty prowadzenia działalności.

Przedsiębiorca powinien między innymi zastanowić się nad:

• wyborem formy opodatkowania,
• podatkiem VAT,
• kodami PKD,
• sposobem prowadzenia księgowości,
• obowiązkami wobec ZUS,
• rachunkiem bankowym,
• sposobem wystawiania faktur,
• obiegiem dokumentów,
• korzystaniem z samochodu w działalności,
• kosztami firmowymi,
• sposobem współpracy z biurem rachunkowym,
• obowiązkami związanymi z KSeF i e-Doręczeniami.

I właśnie tutaj zaczyna się rola dobrej księgowości.

Nie zaczynaj od formularza. Zacznij od modelu swojej firmy

Jednym z najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców jest rozpoczęcie całego procesu od pytania:

„Jak wypełnić CEIDG?”

Lepsze pytanie brzmi:

„Jak powinna wyglądać moja firma, zanim ją zarejestruję?”

Zanim wypełnisz wniosek, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

1. Czym dokładnie będzie zajmować się firma?

Rodzaj działalności może wpływać między innymi na wybór odpowiednich kodów PKD oraz możliwość korzystania z określonych form opodatkowania.

2. Ile firma będzie zarabiać?

Przewidywane przychody i koszty są istotne przy analizie opłacalności różnych form opodatkowania.

3. Jakie będą koszty działalności?

Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy, który praktycznie nie ponosi kosztów, a inaczej firmy kupującej sprzęt, samochód, materiały, oprogramowanie czy usługi podwykonawców.

4. Czy firma powinna być podatnikiem VAT?

Nie każda działalność musi od razu rejestrować się jako podatnik VAT. W niektórych przypadkach korzystniejsze może być zwolnienie, a w innych rejestracja do VAT może być naturalnym rozwiązaniem.

5. Jak będzie wyglądać współpraca z klientami?

Czy będą to osoby prywatne? Firmy? Klienci zagraniczni? Czy sprzedaż będzie prowadzona przez internet?

To wszystko może mieć znaczenie dla rozliczeń podatkowych.

JDG, VAT i podatki – decyzje, które warto podjąć przed rejestracją

Samo założenie działalności gospodarczej jest stosunkowo proste.

Trudniejsze jest założenie jej w odpowiedni sposób.

Jedną z najważniejszych decyzji jest wybór formy opodatkowania.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może – w zależności od sytuacji – rozliczać podatek między innymi według:

• skali podatkowej,
• podatku liniowego,
• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Nie ma jednej najlepszej formy dla wszystkich.

Dla informatyka, kosmetologa, lekarza, budowlańca, handlowca czy przedsiębiorcy świadczącego usługi B2B wynik analizy może być zupełnie inny.

Dlatego przy zakładaniu firmy warto policzyć kilka wariantów, zamiast automatycznie wybierać rozwiązanie polecone przez znajomego.

A co z VAT?

Kolejna ważna decyzja dotyczy VAT.

Od 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł rocznej wartości sprzedaży, z uwzględnieniem zasad proporcjonalnego ustalania limitu przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku oraz ustawowych wyjątków.

To jednak nie oznacza, że każdy przedsiębiorca powinien korzystać ze zwolnienia.

Przykładowo, dla firmy świadczącej usługi głównie dla innych przedsiębiorców rejestracja do VAT może być naturalnym rozwiązaniem.

Z kolei w przypadku części usług kierowanych do konsumentów brak VAT może być istotnym elementem ceny.

VAT warto przeanalizować przed rozpoczęciem działalności, a nie dopiero po wystawieniu pierwszych faktur.

ZUS – kolejna decyzja na starcie

Rozpoczynający działalność przedsiębiorca powinien również sprawdzić, z jakich ulg i preferencji może skorzystać.

W zależności od spełnienia warunków mogą mieć znaczenie między innymi:

• ulga na start,
• preferencyjne składki,
• Mały ZUS Plus,
• wakacje składkowe.

Nie każda ulga będzie dostępna dla każdego przedsiębiorcy, dlatego przed dokonaniem zgłoszeń warto sprawdzić indywidualną sytuację.

Dobrze ustawiony start może oznaczać realne oszczędności w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy.

Dlaczego warto założyć firmę razem z biurem rachunkowym?

Elektronizacja CEIDG sprawia, że coraz więcej formalności można wykonać bez wychodzenia z domu.

Ale możliwość samodzielnego złożenia formularza nie oznacza, że warto wszystkie decyzje podejmować samodzielnie.

Biuro rachunkowe może pomóc jeszcze przed wysłaniem wniosku CEIDG.

W praktyce współpraca może wyglądać następująco:

Krok 1. Rozmawiamy o pomyśle na biznes

Ustalamy:

• czym będzie zajmować się firma,
• kto będzie klientem,
• jakie będą przewidywane przychody,
• jakie będą koszty,
• czy przedsiębiorca będzie zatrudniał pracowników,
• czy działalność będzie prowadzona w Polsce czy również za granicą.

Krok 2. Analizujemy podatki

Porównujemy dostępne formy opodatkowania i sprawdzamy, które rozwiązanie najlepiej pasuje do konkretnego modelu biznesowego.

Krok 3. Sprawdzamy VAT

Ustalamy, czy przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia oraz czy w jego przypadku warto rozważyć rejestrację jako podatnik VAT.

Krok 4. Ustalamy kwestie ZUS

Sprawdzamy dostępne ulgi i sposób zgłoszenia przedsiębiorcy.

Krok 5. Przygotowujemy dane do CEIDG

Pomagamy prawidłowo przygotować informacje potrzebne do rejestracji działalności.

Krok 6. Ustalamy sposób prowadzenia księgowości

Jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury przedsiębiorca wie:

• gdzie przesyłać dokumenty,
• jak wystawiać faktury,
• jak rozliczane są koszty,
• kiedy przekazywać dokumenty,
• jakie są terminy podatkowe,
• jak kontaktować się z księgowością.

Krok 7. Firma może zacząć działać

Przedsiębiorca może skupić się na tym, co najważniejsze – zdobywaniu klientów i rozwijaniu biznesu.

Czy biuro rachunkowe może założyć firmę za przedsiębiorcę?

Warto rozróżnić dwie kwestie.

Biuro rachunkowe może pomóc przygotować cały proces, doradzić w zakresie podatków i księgowości oraz pomóc przedsiębiorcy przejść przez formalności.

Samo złożenie elektronicznego wniosku wymaga jednak odpowiedniego uwierzytelnienia i działania w imieniu przedsiębiorcy zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Dlatego najważniejsza nie jest sama możliwość „kliknięcia za klienta”.

Najważniejsze jest to, aby przed wysłaniem wniosku sprawdzić, czy firma została prawidłowo przygotowana do rozpoczęcia działalności.

Założenie firmy online – co przygotować?

Jeżeli planujesz rozpocząć działalność gospodarczą po 1 listopada 2026 roku, warto wcześniej przygotować między innymi:

☐ nazwę firmy
☐ adresy związane z działalnością
☐ przedmiot działalności i odpowiednie kody PKD
☐ planowaną datę rozpoczęcia działalności
☐ informacje o przewidywanych przychodach
☐ informacje o kosztach
☐ decyzję dotyczącą formy opodatkowania
☐ decyzję dotyczącą VAT
☐ informacje potrzebne do zgłoszenia do ZUS
☐ sposób wystawiania faktur
☐ sposób przekazywania dokumentów do księgowości
☐ dostęp do narzędzi potrzebnych do prowadzenia firmy
☐ ustalony sposób współpracy z biurem rachunkowym.

Im wcześniej przygotujesz te informacje, tym łatwiej przejść przez cały proces.

A co z KSeF?

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność w 2026 roku powinien od początku uwzględnić również cyfrowy obieg faktur.

KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur u przedsiębiorców, dlatego nie warto traktować go jako dodatkowego obowiązku, którym zajmiemy się dopiero po rozpoczęciu działalności.

Lepiej od początku ustalić:

• w jaki sposób będą wystawiane faktury,
• z jakiego programu będzie korzystać firma,
• kto będzie miał dostęp do KSeF,
• jak będą trafiały faktury kosztowe do księgowości,
• jak będzie wyglądała współpraca przedsiębiorcy z biurem rachunkowym.

Nowoczesna księgowość zaczyna się nie wtedy, gdy pojawia się pierwsza faktura, ale już na etapie organizowania firmy.

Czy warto zakładać firmę przed listopadem?

Jeżeli planujesz rozpoczęcie działalności, sama zmiana zasad składania wniosku nie powinna być powodem do przyspieszania lub odkładania decyzji.

Od 1 listopada 2026 roku po prostu nie będzie możliwości złożenia wniosku o rozpoczęcie działalności w tradycyjnej, papierowej formie w urzędzie.

Jeżeli planujesz rozpocząć działalność właśnie w tym okresie, warto natomiast wcześniej przygotować wszystkie decyzje.

Dzięki temu rejestracja firmy online będzie formalnością, a nie momentem, w którym po raz pierwszy zaczynasz zastanawiać się nad podatkami.

Nie musisz znać się na księgowości, żeby założyć firmę

Rozpoczęcie działalności gospodarczej nie powinno oznaczać, że przyszły przedsiębiorca musi od razu zostać ekspertem od podatków, ZUS, VAT, KSeF i księgowości.

Od przedsiębiorcy oczekuje się przede wszystkim tego, żeby rozwijał swój biznes.

Od dobrej księgowości można oczekiwać czegoś więcej niż tylko zaksięgowania dokumentów.

Dobre biuro rachunkowe powinno pomóc przedsiębiorcy podjąć właściwe decyzje jeszcze zanim firma wystawi pierwszą fakturę.

Załóż firmę z Meritum Accounting

Planujesz rozpocząć działalność gospodarczą?

Nie musisz samodzielnie zastanawiać się:

JDG czy spółka? Ryczałt czy skala? VAT czy zwolnienie? Jakie PKD? Jakie składki ZUS? Jak wystawiać faktury? Co z KSeF?

W Meritum Accounting pomagamy przedsiębiorcom przejść przez proces rozpoczęcia działalności od pomysłu i wyboru właściwego modelu rozliczeń aż po bieżącą księgowość.

Ty rozwijasz firmę. My pomagamy zadbać o jej księgową i podatkową stronę.

Jeżeli planujesz założyć działalność gospodarczą, skontaktuj się z nami jeszcze przed złożeniem wniosku CEIDG.

Załóż firmę świadomie. Od pierwszego dnia.