E-faktury KSeF: Rewolucja w Obiegu Dokumentów Finansowych

Wprowadzenie obowiązku korzystania z elektronicznych faktur, znanych, jako e-faktury KSeF (Krajowy System e-Faktur), stanowi krok naprzód w procesie modernizacji i usprawnienia obiegu dokumentów finansowych w Polsce. Od momentu wprowadzenia e-faktur KSeF, przedsiębiorcy, organy podatkowe oraz instytucje publiczne korzystają z elektronicznych faktur, jako standardowego narzędzia do rozliczeń i dokumentowania transakcji.

W tym artykule omówimy, najważniejsze informację odnośnie e-faktury KSeF oraz jakie korzyści przyniesie to przedsiębiorcom oraz administracji publicznej.

Czym jest e-faktura KSeF?

E-faktura KSeF to elektroniczny dokument zawierający informacje o transakcji handlowej, wystawiany i przekazywany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. System ten umożliwia przedsiębiorcom generowanie, przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. E-faktury KSeF są przechowywane w zgodności z przepisami prawa podatkowego i mogą służyć, jako podstawa do rozliczeń podatkowych.

Termin obowiązywania

Od 1 stycznia 2022 r. można dobrowolnie korzystać z KSeF w celu przybliżenia i sprawdzenia systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r dla podatników VAT. Dla firm korzystających ze zwolnienia z VAT od 1 stycznia 2025 r.

Faktury w systemie KSeF

Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane zarówno w komercyjnych systemach finansowo-księgowych (jeśli będą zintegrowane z KSeF), jak i z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

W Krajowym Systemie e-Faktur nie wystawimy poniższych dokumentów:

 

• Duplikatów faktur,
• Not korygujących,
• Faktur proforma,
• Faktur VAT RR,
• Faktur wystawianych za pomocą kasy rejestrującej,

Nie dodamy też załączników (jedynie notatkę w polu Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info lub w stopce faktury)

Zmiany w tytułach przelewów

Od 1 lipca 2024 roku powstanie obowiązek podania w tytule przelewu referencji do identyfikatora KSeF lub zbiorczego, czyli nadanego przez KSeF dla wielu e-faktur.

Kary za fakturę wystawioną poza KseF

Zgodnie z projektem ustawy kary za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania systemu KSeF przy fakturowaniu będą stosowane od 01 stycznia 2025 roku. Nie znaczy to jednak, że niestosowanie się do przepisów dotyczących KSeF w okresie od 01 lipca 2024 roku do 01 stycznia 2025 roku nie będzie karane. Podatnik musi mieć na uwadze, że takie wykroczenie może skutkować karą z tytułu odpowiedzialności karno-skarbowej.

Według projektu kary mogą wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Nie będą to jednak stałe kwoty, mandaty będą wymierzane indywidualnie przez urząd skarbowy z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

W przypadku działania siły wyższej, organ podatkowy będzie miał prawo do odstąpienia od nałożenia kary. Do nakładania kar będą stosowane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

KSeF – dostęp

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych dostęp do aplikacji KSeF może wyrobić osoba posiadająca profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL.
W przypadku ich braku należy złożyć w formie papierowej Formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, pod który się podlega.

Dla spółki lub innego podmiotu dostęp do aplikacji KSeF może wyrobić osoba posiadająca elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP.
Jeśli spółka lub inny podmiot jej nie posiada należy złożyć, do US, w którym jest rozliczany VAT, w formie papierowej Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać nadawaniem uprawnień innym osobom.

Uprawnienia

Po uwierzytelnieniu się, podatnik lub wskazana osoba będzie mogła nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. Delegowane mogą być uprawnienia takie jak:

• nadawania dalszych uprawnień
• wystawianie faktur
• przeglądanie faktur
• samofakturowanie

Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF:

 

1. Szybkość i efektywność: E-faktury KSeF eliminują konieczność drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych faktur. Proces ich generowania i przekazywania jest znacznie szybszy i bardziej efektywny.
2. Redukcja kosztów: Przedsiębiorcy oszczędzają na kosztach związanych z drukowaniem, wysyłką pocztową i przechowywaniem dokumentów papierowych.
3. Poprawa kontroli finansowej: E-faktury KSeF pozwalają na lepszą kontrolę nad procesem rozliczeń, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą szybciej reagować na ewentualne błędy czy nieprawidłowości.
4. Zgodność z prawem: Korzystanie z e-faktur KSeF gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, co zmniejsza ryzyko kar i sankcji.

Korzyści dla administracji publicznej:

 

1. Ułatwiona kontrola podatkowa: Dla organów podatkowych e-faktury KSeF stanowią łatwiejszy i bardziej efektywny sposób na monitorowanie rozliczeń podatkowych przedsiębiorców.
2. Redukcja oszustw podatkowych: Elektroniczny obieg dokumentów finansowych pozwala na szybsze wykrywanie i ściganie oszustw podatkowych.
3. Optymalizacja procesów: E-faktury KSeF umożliwiają bardziej efektywne zarządzanie dokumentami finansowymi w administracji publicznej, co przekłada się na oszczędności czasu i środków.
4. Wzrost przejrzystości: Dzięki elektronicznym fakturom, organy publiczne mają dostęp do dokładniejszych i bardziej przejrzystych informacji dotyczących transakcji handlowych.

 

Wprowadzenie e-faktur KSeF

Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-faktur KSeF stanowi istotny krok w procesie cyfryzacji gospodarki Polski. To rozwiązanie przyczynia się do zwiększenia efektywności i przejrzystości obiegu dokumentów finansowych, co korzystnie wpływa na przedsiębiorców i administrację publiczną. Jednak, aby skorzystać z tych korzyści, przedsiębiorcy muszą być gotowi dostosować swoje procesy biznesowe do nowych przepisów.
Warto podkreślić, że e-faktury KSeF nie tylko ułatwiają codzienną pracę przedsiębiorców, ale także wpisują się w globalne trendy cyfryzacji i przyczyniają się do rozwoju nowoczesnej i konkurencyjnej gospodarki. Dlatego też, mimo pewnych wyzwań związanych z adaptacją, wprowadzenie obowiązku e-faktury KSeF jest krokiem w przód, którego skutki korzystnie odczują wszyscy uczestnicy rynku.

Wraz z dalszym rozwojem technologii i cyfryzacji, możemy spodziewać się, że elektroniczne faktury staną się jeszcze bardziej powszechne, przynosząc kolejne korzyści i ułatwienia zarówno przedsiębiorcom, jak i organom publicznym.