Faktura VAT po wprowadzeniu JPK_VAT

2 października 2020
Faktura VAT po wprowadzeniu JPK_VAT

JPK_VAT z deklaracją będą obowiązkowo składać wszyscy podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT za okresy od 1 października 2020 r. 
Obowiązek oznaczania w nowej strukturze JPK_V7 określonych towarów i usług będzie wymagał szczegółowego rejestrowania świadczonych usług i dostarczanych towarów, w taki sposób, aby móc poprawnie oznaczyć je w pliku JPK_V7. Dla każdej faktury odrębnie oznaczenia GTU pojawią się w części ewidencyjnej nowego pliku JPK_V7. Warto zaznaczyć, że w sytuacji, gdy na fakturze znajdą się towary lub usługi z różnych grup, konieczne będzie oznaczenie kilku kodów GTU. W pliku JPK_V7 obowiązkowe będzie nie tylko zastosowanie oznaczeń GTU, ale także dodatkowe oznaczenia dla transakcji objętych szczególną procedurą rozliczania podatku VAT. Ponadto będzie istniała konieczność oznaczenia transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi symbolami TP w ewidencji sprzedaży VAT.

 

Kody GTU, oznaczenia i symbole TP a faktury VAT

Przepis mówiący o stosowaniu dodatkowych oznaczeń i kodów GTU w przypadku wystawiania faktur VAT nie budzi obowiązku umieszczania ich na fakturze, jednak aby uniknąć błędów w deklaracjach warto dodać je chociażby w uwagach. Kody, oznaczenia i symbole zgodne z przepisami, które mają zastosowanie od 1 października 2020 roku, muszą być widoczne jedynie w części ewidencyjnej struktury JPK_V7, aczkolwiek zaznaczenie ich na fakturze nie nastręczy wielu trudności, a pomoże w poprawnym złożeniu deklaracji. Zatem jak powinna wyglądać faktura VAT?

 

Elementy obligatoryjne na fakturze VAT

Ustawa o VAT określa szereg wymogów, które faktura VAT musi spełniać, aby była uznana za prawidłową. W ustawie o podatku od towarów i usług zostały określone elementy obligatoryjne faktury VAT. Należą do nich:

  • numer faktury,
  • data wystawienia oraz data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli jest różna od daty wystawienia,
  • dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy, ich adresy oraz numery NIP),
  • nazwa, ilość lub zakres, cena jednostkowa netto oraz stawki podatku sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • kwota ewentualnych rabatów,
  • łączna wartość netto towarów lub wykonanych usług,
  • suma wartości sprzedaży netto z wyróżnieniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

 

Informacje dodatkowe na fakturze VAT

Faktury VAT muszą posiadać także informacje dodatkowe, których nie można pominąć w sytuacji ich wystąpienia. Są nimi adnotacje o mechanizmie podzielonej płatności, odwrotnym obciążeniu, metodzie kasowej, samofakturowaniu, procedurze marży, przedstawicielu podatkowym oraz podstawie prawnej zastosowanej stawki zwolnionej.
Mechanizm podzielonej płatności dotyczy faktur obligatoryjnie objętych split payment. MPP jest obowiązkowy w przypadku transakcji, gdzie sprzedawca oraz odbiorca są podatnikami VAT, co najmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15 znowelizowanej ustawy o VAT, obowiązek podatkowy, dostawa towarów lub świadczenie usług oraz data wystawienia faktury przypada po 31 października 2019 roku, a wartość brutto transakcji wynosi powyżej 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty. W przypadku zaistnienia tych czynników faktura zostanie opłacona w systemie MPP, czyli kwota netto wpłynie na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwota VAT na specjalny rachunek VAT sprzedawcy. 
Odwrotne obciążenie polega na przeniesieniu obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Wykaz towarów i usług podlegających odwrotnemu obciążeniu znajduje się w ustawie o VAT.  
Metoda kasowa odnosi się do małych podatników, którzy wybrali tę metodę rozliczania podatku VAT. Wówczas obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, a tym samym nabywca zyskuje możliwość odliczenia podatku. 
Samofakturowanie dotyczy sytuacji, kiedy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. 
Procedura marży obejmuje transakcje, których przedmiotem są towary lub usługi, dla których podstawą opodatkowania jest kwota marży. 
Przedstawiciel podatkowy jest instytucją powoływaną w przypadku podmiotów, dla których obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego został przewidziany w ustawie o VAT. Wówczas na fakturze należy umieścić nazwę lub imię i nazwisko wraz z adresem i numerem, za pomocą którego jest identyfikowany na potrzeby podatku. 

 

Kto musi wystawiać faktury VAT?

W ustawie o VAT do wystawiania faktur VAT zostali zobligowani:

  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni, kiedy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni, kiedy drugą stroną transakcji jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, na jej wyraźne żądanie,
  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, kiedy transakcja jest wewnątrzwspólnotową dostawą nowych środków transportu.

Jednak faktury (bez VAT) mogą wystawiać także podatnicy zwolnieni z VAT. 

 

Jak wystawić fakturę VAT?

Sposób wystawienia faktury VAT nie jest określony żadnym aktem prawnym. Można zatem posługiwać się specjalistycznym programem do fakturowania, ale też wypełniać ręcznie gotowe druki dostępne w sklepach czy samodzielnie przygotować wzór, a następnie uzupełniać w nim odpowiednie dane. Istotne jest tylko, aby faktura posiadała wszystkie konieczne elementy. 
Należy pamiętać, aby faktura była wystawiona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednak nie ma konieczności określenia, który z nich jest oryginałem, a który kopią. Dodatkowo faktura może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

 

Terminy wystawiania faktur VAT

Ustawa o VAT określa podstawowy termin na wystawienie faktury, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę oraz nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wystawieniem usługi oraz otrzymaniem całości lub części zapłaty. Jednak są przewidziane odrębne terminy dla szczególnych usług, które zostały określone w ustawie o podatku od towarów i usług.

 

Przechowywanie faktur VAT

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur VAT przychodowych, kosztowych oraz duplikatów tych faktur. Faktury VAT powinny być przechowywane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowy oraz w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Należy je przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Faktury VAT mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. 

 

Elementy dodatkowe na fakturze VAT

Obecnie podpisy oraz pieczątki firmowe zarówno sprzedawcy jak i nabywcy nie są obowiązkowe na fakturze VAT. Istnieją jednak wyjątki, kiedy podpis jest wymagany. Są to sytuacje, w których wystawiana jest faktura korygująca oraz faktura VAT-RR (faktura, której odbiorcą jest rolnik zryczałtowany). 

 

Faktura pro forma

Faktura pro forma to dokument wystawiany przed fakturą VAT. Ze względów technicznych powinna ona zawierać dopisek pro forma. Nie jest ona dokumentem księgowym, służy jedynie przedstawieniu szczegółów transakcji. Często jest podstawą dokumentacyjną do zapłaty przez nabywcę zaliczki. Faktura pro forma nie powoduje skutków w zakresie VAT, nie dokumentuje przychodu ani kosztu, ani nie jest odzwierciedleniem operacji gospodarczej. Należy pamiętać, że faktura pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT. 

 

Duplikat faktury

Duplikat faktury jest dokumentem wystawianym na podstawie pierwotnej faktury VAT, w sytuacji jej zaginięcia lub zniszczenia lub na wniosek nabywcy. Zgodnie z ustawą o VAT faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz duplikat oraz powinna na niej widniej data jej wystawienia. Duplikat faktury jest dokumentem księgowym traktowanym na równi z fakturą VAT.

Zobacz więcej aktualności